L’entreprenariat n’est pas donné ! Il peut même devenir très difficile rapidement, surtout quand les responsabilités se multiplient. Entre les tâches interminables et la multitude d'obligations quotidiennes, vous pouvez en effet, rapidement vous sentir confus, voire carrément dépassé.
C'est ce qui est arrivé à ma cliente Cynthia*, qui est aussi une très bonne amie à moi.
Elle est venue me voir depuis à peu près un an, afin de commencer des séances de coaching professionnel, car elle n’était pas satisfaite de la façon dont elle gérait son commerce. Bien qu'elle faisait un chiffre d’affaire assez important, elle se sentait constamment dépassée et incapable de gérer son temps efficacement. Elle était tout le temps esquintée à courir constamment pour s'occuper des besoins de son entreprise ainsi que des besoins de sa petite famille.
Elle avait l’impression de se noyer et avait besoin de solutions assez rapides.
Tout d’abord, je l’ai conseillée de ne se mettre la pression et d'arrêter de compter ses heures de productivité, parce qu’après tant d’efforts, elle méritait un peu de repos.
Ensuite, en plus de changer son approche, je lui ai conseillé de ne plus dire “je n’ai pas le temps”, mais de choisir plutôt ses priorités pour la journée, et de se concentrer là-dessus. Cette façon de faire, ainsi que mettre en place des objectifs réalistes, ont été des éléments clés dans son succès. De plus, l'utilisation de certaines applications de gestion du temps l’a amplement aidé à améliorer sa qualité de vie.
Je partage avec vous ci-dessous les cinq applications de gestion du temps qui, si elles sont utilisées en parallèle avec d'autres techniques, faciliteront amplement votre travail - une méthode que je conseille à mes clients lors de nos séances de coaching :
1. Trello: Cette appli est parfaite pour vous aider à gagner du temps! Elle vous permet de visualiser vos tâches, vous aide à les diviser, ainsi qu’à déterminer combien de temps consacrer à chacune. Cette approche unique vous permet de visualiser votre progrès et de le suivre de près grâce à des tableaux, des listes et des cartes. Vous pouvez créer un tableau pour chaque projet ainsi qu’une liste pour chaque tâche, où vos collègues et/ou clients peuvent ajouter des commentaires, des fichiers, et des notes sur chacune d’entre elles. Cette application hautement personnalisable est idéale pour les équipes qui ont beaucoup de tâches en commun car elle leur permet de rester informé sur les derniers changements et de s'adapter. Si vous n’avez pas d’équipe et êtes plutôt un entrepreneur indépendant, Trello peut aussi vous être très utile puisqu’elle vous permet de visualiser votre charge quotidienne, de diviser votre emploi du temps, et de mieux planifier votre journée. Si vous aimez vous amuser avec votre liste de tâches, alors Trello est une application de gestion du temps idéale pour vous !
2. Notion: Notion est une appli qui peut vous aider à augmenter votre productivité considérablement et à mieux vous organiser grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Une fois que vous l’ouvrez, vous avez la possibilité de créer des notes, des tâches et des wikis - ou plutôt une page qui vous permet d'organiser vos tâches d’une façon hiérarchique. Cette application est excellente afin de mieux gérer vos projets, et vous pouvez personnaliser ses fonctionnalités selon vos besoins. De plus, vous pouvez la synchroniser et l’utiliser sur différents appareils tels que votre ordinateur et / ou votre tablette. Elle vous permet également de collaborer avec d'autres personnes qui travaillent avec vous sur le projet ainsi qu’avec vos clients, ce qui en fait un choix assez populaire pour les équipes et les entreprises. Afin de pouvoir utiliser Notion, vous devez vous abonnez à son plan gratuit avec des fonctionnalités limitées ou à son plan payant avec des fonctionnalités supplémentaires.
3. Asana: Asana est idéale pour les groupes mais aussi pour les solos entrepreneurs. Asana est en résumé une sorte de liste géante composée de tâches et de sous-tâches, que vous pouvez personnaliser selon vos préférences. Elle vous permet de créer des listes quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, et/ou annuelles, de définir des délais précis pour chacune d’entre elles, d'ajouter des commentaires et de suivre vos projets de près. Elle possède également une messagerie intégrée qui vous permet de communiquer avec vos collègues ou avec vos clients en temps réel, ainsi qu'un calendrier afin de mieux planifier votre temps. Si vous aimez une approche structurée pour votre liste de tâches quotidiennes, je vous recommande alors Asana.
4. Pomodoro Timer: Pomodoro est une application basée sur la technique de gestion du temps Pomodoro, une méthode développée par Francesco Cirillo dans les années 80s et que j'aime bien. Cette appli consiste à diviser vos tâches quotidiennes en tâches plus petites et plus gérables de généralement 25 minutes - appelés "Pomodoros". Les Pomodoros sont suivis par une pause de 5 minutes afin de vous donner une petite un peu de temps pour vous ressourcer et avoir l’énergie pour continuer. Cette technique vous aiderait à rester concentré sur vos tâches tout en vous amusant. Dans l’appli, vous avez la possibilité de planifier vos Pomodoros et vos pauses de sorte que l'alarme sonne à chaque fois que vous terminez une tâche ou votre pause. La méthode stipule également qu'après quatre Pomodoros, vous devriez prendre une pause de 15 à 30 minutes afin de bien vous reposer. Le minuteur Pomodoro est un excellent moyen de réduire les interruptions et d'augmenter votre productivité, ce qui vous aidera aussi à amplement augmenter votre efficacité.
5. Timecamp: Timecamp est une application de gestion du temps qui vous permet de garder un œil sur vos heures de travail. Elle vous aide à comprendre combien de temps vous avez passé sur chaque tâche et combien d’heures vous avez réservé à chacun de vos clients, puis de les facturer en conséquent. Elle vous aide aussi à comprendre s'il y a un projet qui prend plus de temps que prévu ce qui vous aidera à mieux répartir votre temps et vos ressources afin de vous concentrer sur les projets qui vous rapportent le plus d'argent. De plus, elle peut être intégrée à Trello et Asana - une fonctionnalité que je trouve très pratique!
Pour conclure:
Aujourd’hui, le monde du travail évolue à toute vitesse. C’est pour cela qu’il est important d'avoir les outils nécessaires afin de mieux gérer votre temps et aller de l’avant.
Les applications de gestion du temps en parallèle de plusieures techniques telles que remplacer la phrase "je n'ai pas assez de temps" par une approche qui vous permet de prioriser et diviser vos objectifs en tâches gérables, sont essentielles pour les entrepreneurs et les employés qui veulent réussir.
Cette attitude vous donne la possibilité de suivre votre progression de près tout en améliorant la communication et la collaboration avec vos collègues et vos clients. De plus, elle vous aide à améliorer votre taux de productivité et à maintenir votre motivation.
Ces applications, doublées des conseils que j’ai partagés avec vous, vous aideront à améliorer votre efficacité en tant qu'entrepreneur tout en vous donnant un avantage compétitif, comme cela a été le cas pour Cynthia, qui, grâce à nos séances de coaching professionnel, est aujourd'hui une chef d’entreprise heureuse.
* Le nom de ma cliente a été modifié pour préserver son identité.
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